Seantero.id, PENAJAM – Upaya penertiban tata kelola arsip terus dilakukan Sekretariat Daerah (Setda) Kabupaten Penajam Paser Utara (PPU). Salah satunya melalui pemusnahan arsip lama yang telah habis masa gunanya. Total sebanyak 21.006 dokumen arsip periode 2005–2014 dimusnahkan setelah dinyatakan memenuhi ketentuan.
Pemusnahan arsip tersebut merupakan bagian dari pembenahan administrasi pemerintahan agar pengelolaan dokumen lebih tertata, efektif, dan akuntabel.
Asisten III Administrasi Umum Setda PPU, Ainie, menyampaikan bahwa pembenahan kearsipan telah dilakukan secara bertahap sejak 2024. Proses ini dilakukan dengan berkoordinasi bersama Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur.
Ia menegaskan, arsip yang dimusnahkan bukan dokumen sembarangan, melainkan telah melalui tahapan pendataan, penilaian, serta verifikasi sesuai ketentuan yang berlaku.
“Setiap arsip harus diseleksi dan dinilai terlebih dahulu. Pemusnahan hanya bisa dilakukan setelah ada rekomendasi resmi,” ujar Ainie, Jumat (6/2).
Kepala Bagian Umum Setda PPU, Alam Prawira Negara, menambahkan bahwa pemusnahan arsip merupakan agenda rutin sebagai bagian dari penataan arsip di lingkungan Sekretariat Daerah. Untuk arsip periode 2005–2014, proses pemusnahan telah dimulai sejak Desember 2025 dan melibatkan sembilan bagian.
Ia berharap pendampingan dan dukungan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten PPU terus berlanjut agar pengelolaan arsip semakin tertib.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten PPU melalui Kepala Bidang Kearsipan, Sulaiman, memberikan apresiasi atas kinerja panitia seleksi, tim penilai, dan tim verifikasi yang telah bekerja hingga terbitnya rekomendasi Bupati sebagai dasar pemusnahan arsip.
Sulaiman menjelaskan, arsip merupakan rekaman seluruh aktivitas pemerintahan yang menjadi bagian penting dari pertanggungjawaban kinerja. Arsip yang telah melewati masa retensi wajib dimusnahkan sesuai prosedur, sedangkan arsip permanen dapat dititipkan di Lembaga Kearsipan Daerah.
Ia juga menyoroti tantangan digitalisasi arsip di lingkungan pemerintahan. Hingga kini, penerapan arsip digital masih di bawah 10 persen, meski Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) telah berjalan sejak 2018. Berdasarkan evaluasi tahun 2024, Kabupaten PPU berada di peringkat ke-9 dari 10 kabupaten/kota di Kalimantan Timur dalam penerapan digitalisasi pemerintahan. (Bey)
